会议物质准备是为保障会议顺利进行必须作好一系列的物质准备。包括几个方面，首先是会场方面的准备：确定大会会场和分组会会场会场的布置，如会标、彩旗、花卉、音响设备、照明设备、录音录像设备以及茶水杯盘等方面的物资设备。