开支实际发生后，凭据报销，补足备用金，再循环使用。归还备用金，总有特殊原因，比如报账单位结束、报账单位独立核算。

如果你指的是企业单位的备用金，之所以要归还备用金是因为不论哪个企业，备用金是借给有需要的人使用的，不需要了则要偿还给财会部门。在备用金使用后，再到财会部门报销补足。