以正式文件上报的意思就是指，对于需要向上级部门报告的重大事项或者是需要请示上级部门进行正式批复的事项，形成文字的报告或请示，以单位的红头文，加盖单位公章以正式的公文进行上报，上级部门经过集体研究讨论通过后，再以正式文件进行回复。