发文机关代字是发文机关名称的缩写，一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，机关代字一般用于政府公文。

机关代字必须是系统的、明确的和科学的。一般来说，机关代字要按规范要求编立，不能经常和随意更换、改动。

机关代字通常不多于六个汉字。

文件名称中的发文机关名称与发文机关代字、文件标题的发文机关、落款以及印章等要做到完全一致和统一。