1、要根据所需采购物资做出专门的询价单。询价单中要列出物资名称、型号规格、质量要求、采购数量，以及联系方式等。

2、要通过多种渠道，全方位地收集供应商价格信息，完善采购价格数据库，帮助组织找到合适的供应商，初步划定询价供应商范围，并报给上级主管审批。

3、应将价格信息进行汇总整理，并加以分析，根据上级审核意见和建议，选择报价合理的供应商，然后与之洽谈产品质量、售后服务、结算方式等条件。