首先，时间、地点、事项、出席和参加的人员和会谈的范围等要素必须俱全，这是总框架。

然后准备正文，要围绕会谈的主题准备。

先说意义，就是会谈的必要性，就是“为什么谈”，接着是“谈什么”的内容，可长可短，根据需要，最后提要求，说实现工作的路径和保障措施。