说明函是关于事件情况说明，关于情况说明的函。函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函是一种平行文。函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
意向函是国家、单位、企业以及经济实体与个人之间，对某项事务在正式签订条约、达成协议之前，由一方向另一方表明基本态度或提出初步设想的一种具有协商性的应用文书。意向函的作用：主要作用是传达“意向”，提请对方注意或供参考，可以约束双方的行动，保证双方的利益意向书能反映业务工作上的关系，能保证业务朝着健康有利的方向发展意向书可为正式签订协议或合同打下基础。意向书是协商过程中各方基本观点的记录，一旦达成正式协议，便完成了意向性的使命。意向函不具有协议、合同那样具有法律效力。
