文件发文字号应当包括机关代字、年份代码、发文顺序号联合行文，一般的以主办机关为主体依据编制发文字号。

  字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。发文代字由发文机关自行拟定，固定使用，不能经常更改。年份用六角括号括起，顺序号不用括号。如“国办发〔1996〕2号”，即说明这是国务院办公厅在1996年所发出的第2号文件“人外发〔1994〕1号”即为人事部外事司1994年发出的第1号文件。

 发文字号中的年度代码须用四位阿拉伯数字标识的公历年份，不应简化，如使用“87”、“93”等均属标识不正确。年度代码应置于六角括号“〔 〕”中。发文字号中的六角括号不是数学公式的中括号或方括号。