一般由办公室（综合部、行政部）准备。

不管是行政事业单位还是企业，会议必不可少准备会议室是办公室行政服务职能之一，这是制度也是惯例。按领导指示或会议部门提出后，视人数、级别等，准备好席卡、纸笔、茶水，调试好音箱、屏幕，并安排服务人员随会服务。