应当使用红色。任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批。

作废文件的原稿上加盖“作废”印章，保存于发放部门，不作销毁，其余副本作废文件，由发放部门填写《文件更改/废止申请单》，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理。

作业现场不准保留“作废”文件。

其余留用的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可保存参考。