建档就是建立贫困户，贫困村，贫困县和连片特困地区电子信息档案，立卡，就是向贫困户发放扶贫手册，建档立卡家庭应在各级扶贫办或扶贫主管部门，全国扶贫开发信息系统中，能够查到本人信息，学生所在家庭应该持有国务院统一印发的扶贫手册。

而特殊情况，是指在当年学生家里有突发的负面的比较重大的事件而致贫的，称为特殊情况。